企业可以通过以下方式配合认证机构完成审核:
一、审核前准备
确定联络人
指定一名熟悉企业情况、沟通能力强的人员作为与认证机构的联络人,负责协调审核期间的各项事宜。
准备资料
整理好质量管理体系文件,包括质量手册、程序文件、作业指导书、记录表单等。
准备与质量体系运行相关的记录,如内部审核记录、管理评审记录、培训记录、合同评审记录、采购记录、生产记录、检验记录等。
提供企业的组织架构图、人员名单、岗位职责等信息。
安排日程
与认证机构协商确定审核日程安排,包括审核的时间、地点、涉及的部门和人员等。确保相关人员在审核期间能够按时参与。
通知相关人员
将审核的时间、目的、范围和要求通知到企业内部各部门和相关人员,让大家做好准备。
二、审核期间配合
陪同审核
安排专人陪同审核员进行现场审核,及时解答审核员的问题,提供所需的资料和信息。
介绍情况
各部门负责人应准备好向审核员介绍本部门的职责、工作流程、质量目标的完成情况以及质量管理体系在本部门的运行情况。
提供证据
当审核员要求提供证据时,应迅速、准确地提供相关的记录、文件或实物,以证明质量管理体系的有效性。
回答问题
相关人员应诚实、准确地回答审核员的问题,不得隐瞒或虚假回答。如果对问题不清楚,可以请求审核员解释或确认后再回答。
确认不符合项
对于审核员提出的不符合项,应认真听取并确认,不得推诿或拒绝。要及时记录不符合项的内容,以便后续整改。
三、审核后整改
制定整改计划
针对审核中发现的不符合项,组织相关部门制定详细的整改计划,明确整改措施、责任人和完成时间。
实施整改
按照整改计划认真实施整改措施,确保不符合项得到有效纠正。在整改过程中,要注意记录整改的过程和结果。
提交整改报告
在规定的时间内,将整改报告提交给认证机构。整改报告应包括不符合项的描述、整改措施的实施情况、整改的效果以及预防措施等内容。
跟踪验证
认证机构可能会对企业的整改情况进行跟踪验证。企业应积极配合认证机构的验证工作,提供必要的支持和协助。
在 ISO 9001 认证审核过程中,企业应积极配合认证机构的工作,以确保审核的顺利进行和质量管理体系的持续改进。