ISO9001认证审核资料，应该怎样妥善保存？

以下是妥善保存 ISO9001 认证审核资料的方法：

一、建立专门的文件管理系统

1. 设立文件存储区域

• 安排专门的房间或柜子作为文件存储区域，确保存储环境安全、干燥、通风良好，远离火源、水源和易受损区域。

• 可以使用防火、防潮的文件柜或存储箱，对重要文件进行分类存放。

2. 制定文件编号和分类体系

• 为审核资料制定统一的文件编号规则，便于快速查找和识别。例如，可以按照部门、文件类型、时间顺序等进行编号。

• 建立分类体系，将审核资料分为质量手册、程序文件、作业指导书、记录表单等不同类别，分别存放。

3. 使用文件管理软件

• 考虑使用专业的文件管理软件，对审核资料进行数字化管理。软件可以帮助实现文件的存储、检索、版本控制等功能，提高文件管理的效率和准确性。

• 确保软件具有备份和恢复功能，以防止数据丢失。

二、明确文件保管责任

1. 指定文件管理员

• 企业应指定专门的文件管理员，负责审核资料的保管、整理和更新工作。文件管理员应具备一定的文件管理知识和技能，熟悉 ISO9001认证要求。

• 明确文件管理员的职责和权限，确保其能够认真履行文件保管责任。

2. 培训相关人员

• 对涉及审核资料使用和保管的人员进行培训，使其了解文件管理的重要性和方法。培训内容包括文件的分类、编号、存储、检索、借阅等方面的知识。

• 强调文件的保密性和安全性，要求相关人员不得随意泄露或损坏审核资料。

三、实施文件控制措施

1. 版本控制

• 对审核资料进行版本控制，确保使用的文件是Zui新有效的版本。每次文件修订后，应及时更新版本号，并记录修订内容和时间。

• 可以使用文件管理软件或手动记录的方式进行版本控制，确保文件的可追溯性。

2. 借阅管理

• 建立文件借阅制度，明确借阅流程和审批权限。借阅人应填写借阅申请表，经相关负责人批准后，方可借阅文件。

• 借阅期限应明确规定，借阅人应在规定期限内归还文件。文件管理员应定期检查借阅情况，确保文件的安全和完整。

3. 定期审查和更新

• 定期对审核资料进行审查，检查文件的有效性和适用性。如发现文件与实际情况不符或已过期，应及时进行修订和更新。

• 审查和更新工作可以由文件管理员或相关部门负责人组织进行，确保审核资料始终符合 ISO9001 认证要求。

四、确保文件的安全性和保密性

1. 备份文件

• 定期对审核资料进行备份，防止因意外情况导致文件丢失。可以使用外部存储设备（如硬盘、U 盘）、云存储等方式进行备份。

• 备份文件应存储在安全的地方，并定期进行检查和更新。

2. 限制访问权限

• 根据文件的重要性和保密性，设置不同的访问权限。只有经过授权的人员才能访问敏感文件，如质量手册、程序文件等。

• 可以使用密码保护、访问控制列表等技术手段，限制文件的访问权限。

3. 防止文件损坏和丢失

• 采取措施防止文件损坏和丢失，如避免文件受潮、受热、受阳光直射等。在文件存储和使用过程中，要轻拿轻放，避免折叠、划伤等。

• 如发现文件损坏或丢失，应及时采取措施进行修复或补充。

妥善保存 ISO9001认证审核资料需要企业建立专门的文件管理系统，明确文件保管责任，实施文件控制措施，确保文件的安全性和保密性。只有这样，才能保证审核资料的完整、准确、有效，为企业的质量管理体系运行提供有力支持。